La navigation

1. Sélectionnez l’icône « options » à côté du fichier pour un menu contextuel. Ensuite, sélectionnez « Matrice de mots-clés de fichier ».
2. Vous pouvez également sélectionner le(s) dossier(s) pour accéder à la matrice de mots-clés pour tous les fichiers à l’intérieur. Vérifiez le(s) dossier(s) requis et dans la barre jaune en haut, sélectionnez « Matrice de mots-clés de fichier ».
3. Si un seul dossier est sélectionné, sélectionnez l’icône « options » à côté du fichier pour un menu contextuel. Ensuite, sélectionnez « Matrice de mots-clés de fichier ».
4. Si plus d’un dossier est sélectionné, sélectionnez l’icône « File Keywords Matrix » dans la barre jaune en haut.

Mise en page

1. Tous les fichiers sélectionnés sont renseignés dans une structure de tableau sous la colonne « Nom du fichier ». Leur groupe et dossier d’appartenance sont répertoriés sous « Nom du groupe/Nom du dossier ».
2. Au-dessus du tableau se trouvent des boutons d’actions concernant le groupe de clés de recherche sélectionné.

Usage

Ajouter/Modifier des mots-clés de fichier

1. Double-cliquez sur l’emplacement de mot-clé souhaité pour entrer en mode d’édition. Selon le type de mot-clé défini, comme du texte ou une liste de valeurs, vous pouvez entrer votre valeur dans cet emplacement.

Clé de recherche relationnelle

1. Dans la matrice des mots-clés, les cellules des clés de recherche relationnelle afficheront soit « Veuillez sélectionner » ou le nom du document associé.
2. Cliquez dessus pour ouvrir le sélecteur de document.
3. Le sélecteur de document affichera les dossiers et fichiers du groupe correspondant auquel appartient le document de la ligne sélectionnée.
4. Des opérations telles que le tri et le filtrage sont disponibles dans la fenêtre de sélection de document.
5. Dans le sélecteur de documents, vous pouvez télécharger et afficher les caches de documents en cliquant sur les vignettes/icônes des fichiers.
6. Sélectionnez votre fichier cible pour l’association et appuyez sur « Appliquer ».
7. Les cellules de la clé de recherche relationnelle affichent désormais le nom du document associé.

Changement de groupe de clés de recherche

1. Cliquez sur la case intitulée « Rechercher un groupe de clés », puis sélectionnez le groupe souhaité dans la liste déroulante.

Afficher/masquer les colonnes du groupe de clés de recherche

1. Cliquez sur l’icône « Sélectionner une colonne », puis cochez/décochez les colonnes que vous souhaitez afficher/masquer.

Exporter les mots-clés du fichier

1. Cliquez sur l’icône « Exporter » pour exporter les mots-clés du fichier dans un fichier Excel.

Recherche de mots-clés de fichiers

1. Accédez à l’écran « Recherche de tous les groupes ».
2. Cliquez sur l’icône « Options de recherche » pour développer la barre de recherche et afficher la section des mots-clés des fichiers de recherche.
3. La section développée ressemble à ce qui suit :
4. Utilisez l’icône bleue « Ajouter » pour ajouter un autre groupe de clés de recherche.
5. Utilisez « Match all » ou « Match Any » pour représenter la condition de correspondance : fichier répondant à toutes les conditions de recherche ou fichier répondant à l’une des conditions de recherche.
6. Sélectionnez le « Groupe de clés de recherche » souhaité, puis « Clé de recherche », puis « Recherche de texte ».
7. Cliquez sur « Rechercher » pour continuer et le résultat sera renvoyé.

Recherche de la clé de recherche relationnelle

1. Pour effectuer une recherche par clé de recherche de type de relation, les utilisateurs doivent d’abord limiter la portée de la recherche dans l’écran « Recherche de tous les groupes » à un seul groupe. Cliquez sur le bouton « Tous les groupes et contacts » pour ouvrir un sélecteur de groupe/contact.
2. Sélectionnez un seul groupe et cliquez sur « Appliquer ».
3. Cliquez sur l’icône « Options de recherche » pour développer la barre de recherche et afficher la section des mots-clés des fichiers de recherche.
4. Vous verrez la case « Veuillez sélectionner » si le type de clé de recherche est une clé de recherche relationnelle. Cliquez sur le bouton « Veuillez sélectionner » pour ouvrir le sélecteur de documents et choisissez le fichier pour rechercher d’autres documents qui lui sont associés.
5. Cliquez sur « Appliquer » une fois sélectionné.
6. La boîte affiche maintenant le document sélectionné.
7. Cliquez sur « Rechercher » pour continuer.

Accéder à la matrice des mots clés du fichier après la recherche

1. À l’écran des résultats de la recherche, cliquez sur l’icône « Matrice de mots clés de fichier » pour accéder à l’écran de la matrice pour les fichiers renvoyés.

Filtre de recherche Enregistrer et renommer

1. À l’écran de recherche par mot-clé de fichier, cliquez sur « Enregistrer » en haut à droite pour ouvrir une nouvelle fenêtre. Ensuite, sélectionnez, dans la liste déroulante, l’emplacement de filtre pour enregistrer votre condition de recherche actuelle. Ensuite, cliquez sur « Confirmer » pour enregistrer.
2. Pour renommer le filtre de recherche, cliquez sur l’icône « Modifier » (crayon) pour une nouvelle fenêtre contextuelle. Cliquez sur l’icône « Renommer » ou « Réinitialiser » à droite de chaque filtre pour renommer ou effacer l’entrée du filtre.